Implementação do Protocolo Único em todos os órgãos do Governo do Estado de São Paulo

A implementação de um Sistema de Protocolo Único na administração estadual decorre de uma política pública de gestão documental na qual o desenvolvimento de um sistema eletrônico (o que denominamos simplesmente de "protocolo único"), é apenas uma ferramenta. Nesse sentido, o Grupo Técnico tem como finalidade produzir e consolidar um conhecimento sobre uma área também técnica - a arquivística. Esse trabalho demanda, também, assim como a área de TI, um aporte de recursos humanos e financeiros. Por isso, o Grupo Técnico definiu um cronograma que considera também os prazos e necessidades da área técnica arquivística e não somente de tecnologia da informação. No entanto, é preciso considerar que não há, em tese, incompatibilidade entre: 1. definir todos os pré-requisitos do Sistema; 2. desenvolver o Sistema (em fases); 3. desenvolver todas aquelas atividades previstas no Plano de Trabalho. Ou seja, a geração de todos os subprodutos previstos nas atividades do Plano de Trabalho não é condição necessária para o início do desenvolvimento do Sistema (fase 1).

O sistema representa um desdobramento desejável e necessário ao trabalho que vem sendo desenvolvido pelo Arquivo do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo instituído pelo Decreto n.º 22.789/84, de elaboração de instrumentos arquivísticos de gestão documental tais como os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Nesse sentido, as modernas tecnologias da informação serão incorporadas, de forma inovadora, como plataformas para a implantação de política pública de gestão arquivística de documentos e de informações na administração estadual. O desenvolvimento do sistema, portanto, deverá observar os requisitos oficiais definidos pelo Decreto n.º 48.898, de 27 de agosto de 2004 que oficializou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades Meio.

O Plano de Classificação permite classificar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos, entidades e empresas da Administração Estadual no exercício de suas funções, subfunções e atividades. Dessa forma, torna-se possível à recuperação do contexto original da produção documental ao relacionar cada tipo de documento à função, subfunção e atividade, responsável por sua produção. A Tabela de Temporalidade é o instrumento fundamental para que se definam os prazos de guarda, de acordo com a legislação vigente e respeitando-se as demandas da administração, e para que se dê cumprimento à destinação dos documentos produzidos pelo Governo do Estado de São Paulo no exercício de suas funções, subfunções e atividades.

O escopo inicial do sistema de protocolo único deverá prever, portanto, os seguintes pontos básicos:

Ø classificação de documentos por meio de códigos padronizados definidos no Plano de Classificação de Documentos (indicação das funções, subfunções e atividades geradoras dos documentos);

Ø indicação de prazos de guarda de documentos;

Ø indicação da destinação final de cada tipo documental (eliminação ou guarda permanente);

Ø controle de vocabulário (definição de descritores ou palavras-chave) visando a construção de uma linguagem normalizada que permita uma comunicação eficaz;

Ø gestão integral de documentos (controle de documentos na suas fases corrente, intermediária, permanente);

Ø controle da tramitação dos documentos (identificação das instâncias de decisão) permitindo sua rápida localização e acesso;

Ø intercâmbio de documentos e informações em tempo real à produção e tramitação;

Ø definição de categorias de sigilo e acesso aos documentos públicos estaduais (estabelecimento de senhas de acesso aos documentos e informações).

Ao utilizar a gestão arquivística de documentos como plataforma, o Sistema de Protocolo Único apontará, de forma inédita, novas perspectivas para a implantação de política pública de gestão documental no Estado de São Paulo. Ao tornar efetivos a transparência administrativa e o direito de acesso pleno dos cidadãos às ações do governo, o sistema representa um salto de qualidade nos esforços envidados até o momento nessa mesma direção.

Além de possibilitar uma gama ampla e sofisticada de serviços no futuro, a gestão arquivística de documentos realizada por meio do Sistema de Protocolo Único poderá prever a padronização de formulários e consultas públicas pela Internet. O sistema será concebido a partir de princípios e técnicas arquivísticas (respeito aos fundos, classificação pela função, subfunção e atividade, identificação dos tipos documentais, controle do vocabulário, definição de prazos de guarda, destinação, critérios de acesso/sigilo), que nunca foram utilizados na elaboração de sistemas eletrônicos de controle de documentos na administração estadual paulista.

O sistema atingirá tanto o público interno – os agentes públicos – quanto o público externo – os cidadãos, que terão disponíveis informações consistentes e confiáveis sobre os atos e ações do governo, consubstanciados nos seus respectivos registros: os documentos de arquivo. O sistema permitirá ao Governo do Estado exercer pleno controle e fiscalização das funções, subfunções e atividades que executa, acessando informações consistentes e confiáveis (dotadas de "rastreabilidade") que abastecerão as bases de dados, a partir de documentos identificados, classificados, avaliados, descritos e controlados (fluxo padronizado).

Nesses termos, com a execução das atividades previstas no Plano de Trabalho, o Sistema poderá oferecer as seguintes soluções:

Ø controle do documento em todas as fases (corrente, intermediária e permanente);

Ø arquivamento por tipo documental que permita a posterior destinação dos documentos;

Ø produção e recuperação de informações consistentes e confiáveis;

Ø eliminação dos documentos cujos valores já se esgotaram sem nenhum prejuízo para a administração e a sociedade;

Ø preservação de documentos que encerram valor probatório e informativo, importantes para a garantia de direitos e a preservação da memória;

Ø classificação dos documentos a partir de códigos e denominação padronizados em toda a administração estadual;

Ø arquivamento dos tipos documentais de acordo com sua classificação e temporalidade e não na ordem seqüencial da produção;

Ø o prazo de guarda do documento e a sua destinação – se pode ser eliminado ou se deve ser preservado - serão informados pelo sistema no momento da produção e autuação do documento;

Ø controle de todos os documentos e expedientes que não se transformam em processos e que, muitas vezes, são relegados pela administração;

Ø adoção de um mesmo fluxo documental para a mesma ação administrativa, qualquer que seja o órgão e nível hierárquico em que ocorra;

Ø estabelecimento de níveis de acesso às informações contidas nos diferentes documentos, de acordo com as instâncias da tramitação, a fase do ciclo vital e o grau de sigilo;

Ø garantia de consulta plena pelos administradores e pelos cidadãos aos documentos gerados pelo serviço público estadual, ressalvadas as restrições de acesso definidas em lei;

Ø imediato cumprimento das disposições referentes à temporalidade de cada tipo documental (eliminação, transferência e recolhimento) a fim de evitar guardas desnecessárias e acumulações inúteis e de impedir a destruição de documentos de valor permanente.

O sistema comportará, ainda, a inclusão de funções que levem em conta a geração progressiva de documentos eletrônicos, a implantação de processos de digitalização de documentos, a certificação digital e o acesso público de informações por meio da Internet:

Ø integração de todos os órgãos num único Sistema: intercâmbio de informações e transparência administrativa;

Ø acompanhando a classificação, pode-se planejar a numeração seqüencial única dos documentos do Governo Estadual;

Ø criação de fórmulas e padrões homogêneos para o registro dos atos administrativos (normativos, ordinatórios, negociais, enunciativos e punitivos), em suporte eletrônico ou papel, tanto nas áreas-meio como nas áreas-fim dos órgãos,

entidades e empresas da administração estadual;

Ø geração progressiva de documentos eletrônicos, desde que revestidos de valor jurídico e resguardada a sua segurança, de forma a:

Ø proporcionar acesso ao conteúdo integral de cada documento;

Ø evitar a digitalização, a posteriori, de informações registradas em suporte- papel;

Ø permitir a racionalização e fluidez da informação e a economia de espaço;

Ø agilizar as disposições de avaliação, com a supressão programada dos registros de valor temporário e a impressão automática (em papéis e tintas de qualidade arquivística) dos registros de valor permanente.

O resgate do conceito e da gestão do Documento Público

O Documento Público ganha relevância, após os esforços do Arquivo do Estado de São Paulo, em 8 de abril de 2004, com a instituição de Grupo Técnico para executar o planejamento e a estratégia visando implantação do Protocolo Único em todos os órgãos do Governo do Estado de São Paulo. Em novembro de 2004, o Grupo Técnico apresentou recomendações para a constituição de um grupo permanente de "Gestão do Protocolo Único" uma vez que se trata de atividades contínuas, sistemáticas e ininterruptas e não a instituição de um sistema informatizado. Havia de se resgatar o conceito de Documento, e no caso, de Documento Público, e era necessário aprofundar os estudos de forma a serem criadas condições para uma revitalização organizacional para depois se implantar um sistema de informatização, complexo pela abrangência e pela responsabilidade a ser assumida por todos os escalões do Governo. Em 25 de fevereiro de 2005 instituiu-se Grupo Técnico para a implementação do Protocolo Único da Administração Direta do Estado, com a possibilidade de ser extensivo, mediante solicitação aos demais órgãos do Governo Paulista.

Pretende-se promover a comunicação administrativa e a integração entre Órgãos da Administração Direta do Estado por meio da visualização dos dados identificadores, acompanhamento, tramitação, arquivamento e destinação de documentos, assegurando condições de conservação, proteção e acesso ao patrimônio documental, provendo acesso à sociedade da tramitação dos processos de seu interesse.

O desenvolvimento e implementação de um Sistema de Protocolo Único têm um alcance e abrangência muito maior do que se percebe num primeiro momento. Para se padronizar as rotinas e procedimentos do protocolo e torna-las universais para todos os órgãos da administração estadual, torna-se indispensável à execução de inúmeras atividades paralelas, conforme o Plano de Trabalho e que criam condições para substituir progressivamente os sistemas de protocolo atualmente utilizados pelos órgãos, entidades e empresas da administração pública estadual, que controlam de forma restrita apenas a autuação e o trâmite dos documentos durante sua vigência (idade corrente), por um sistema eletrônico que garanta o controle dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediária e idade permanente), incorpore seus prazos de guarda em decorrência de sua vigência, prescrição e precaução e indique sua destinação final, autorizando sua eliminação ou determinando sua guarda definitiva.

O Sistema de Protocolo Único, em desenvolvimento, atuará como um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos e informações, pois contará com a padronização de procedimentos técnicos relativos à classificação, autuação, tramitação, arquivamento, acesso e uso dos documentos e das informações no âmbito da administração pública do Estado de São Paulo. O seu desenvolvimento é de caráter interdisciplinar, pois exige profissionais das áreas de arquivística e de tecnologias da informação.

O sistema é condição para assegurar a recuperação de informações que instruam o processo decisório e as estratégias de governo, bem como atendam às demandas do cidadão, imprimindo maior racionalidade e melhor qualidade aos serviços públicos e agregando à administração dos documentos maior agilidade no acesso, redução de custos para guarda e otimização de espaços.

Quadro I – Atividades do Projeto de Implementação do Protocolo Único para todos os órgãos do Governo do Estado de São Paulo

DEFINIÇÃO DE NORMAS
Prioridade zero
ATIVIDADE 1 – início em maio/2005 - fim em junho/2005
Definição dos códigos dos órgãos produtores e a numeração das funções das Atividades-Fim

ATIVIDADES-MEIO
Prioridade 1
ATIVIDADE 15 – início em maio/2005 - fim em julho/2005
Publicação (em formato de livro) do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio oficializados pelo Decreto nº 48.898/2004
Objetivos: Disponibilizar em todas as unidades de Protocolo e Arquivo da Administração Estadual o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio oficializados pelo Decreto nº 48.898/2004

Ações

DEFINIÇÃO DE NORMAS
Prioridade 2
ATIVIDADE 2 - início em maio/2005 - fim em agosto/2005
Revisão do Glossário de termos utilizados nas unidades de Protocolo e Arquivo a ser adotado pelos órgãos da Administração Pública Estadual
Objetivos: Elaborar um Glossário de termos técnicos, com vistas a explicar e padronizar a linguagem e os conceitos que serão utilizados nas atividades de Protocolo e Arquivo da Administração Estadual.

Executores: SAESP, PRODESP, Grupo Técnico e CADAs
Ações

1. Revisar o instrumento elaborado pelo SAESP e apresentado ao Grupo Técnico, conforme
Relatório do Grupo Técnico de novembro de 2004;
2. Incluir no Glossário termos técnicos referentes aos documentos digitais (ver trabalho do
Conselho Nacional de Arquivos CONRARQ
3. Encaminhar a versão revista pelo SAESP e pelo Grupo Técnico às CADAs para análise e manisfetação;
4. Análise e manifestação das CADAs;
5. Analisar as sugestões encaminhadas pelas CADAs e consolidar a versão final do Glossário;
6. Submeter a versão final ao Grupo Técnico e solicitar a sua aprovação;
7. Oficializar o Glossário;
8. Incorporar o Glossário ao Sistema de Protocolo Único;
9. Produzir versão eletrônica em cd-rom do Glossário Interativo, com referências diretas aos dispositivos       legais que definem os termos arrolados;
10. Reproduzir o cd-rom do Glossário Interativo, tiragem de 100 (um para cada CADA);
11. Reproduzir o cd-rom do Glossário Interativo, tiragem de 100 (um para cada CADA);

REGRAS DE NEGÓCIO
Prioridade 3
ATIVIDADE 8 - início em maio/2005 - fim em setembro/2005
Análise e definição dos requisitos que deverão constar do Sistema de Protocolo Único

ATIVIDADES-FIM
Prioridade 4
ATIVIDADE 20 – início em maio/2005 –f im em setembro/2005
Treinamento das CADAs para a elaboração de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da Administração Estadual

ATIVIDADES-MEIO
Prioridade 5
ATIVIDADE 16 - início em maio/2005 - fim em novembro/2005
Definição dos níveis de acesso e categorias de sigilo para os documentos das Atividades-Meio
Objetivos: Atender às determinações da Lei Federal nº 8.159/1991, do Decreto Federal nº 2.134/ 1997 e do Decreto Federal nº 4.553/2002

Ações

REGRAS DE NEGÓCIO
Prioridade 6
ATIVIDADE 9 - início em maio/2005 - fim em dezembro/2005
Desenvolvimento de metodologia para consolidar as informações de acesso, autenticação e autorização

DEFINIÇÃO DE NORMAS
Prioridade 7
ATIVIDADE 3 - início em maio/2005 - fim em janeiro/2006
Padronização de formulários, capas de processos e expedientes, folhas de rosto e termos específicos

DEFINIÇÃO DE NORMAS
Prioridade 8
ATIVIDADE 4 – início em maio/2005 - fim em maio/2006
Elaboração de manual de redação de atos oficiais para a Administração Estadual Paulista

ATIVIDADES-MEIO
Prioridade 9
ATIVIDADE 17 – Início em junho/2005 - fim em janeiro/2006
Elaboração de descritores específicos para cada tipo documental constante da Tabela de Temporalidade para a Administração Pública Estadual: Atividades-Meio
Objetivos
Realizar estudos que permitam a identificação de palavras-chave ou descritores (controle de vocabulário) para os documentos das Atividades-Meio, indicados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos, oficializados pelo Decreto n. 48.898/2004 (cerca de 800 tipos documentais)

Ações

DEFINIÇÃO DE NORMAS
Prioridade 10
ATIVIDADE 5 - início em maio/2005 - fim em agosto/2006
Normalização das competências para cadastro e classificação de documentos no Sistema de Protocolo Único

ATIVIDADES-MEIO
Prioridade 11
ATIVIDADE 18 – Início em junho/2005 - fim em agosto/2006
Estudo do trâmite dos documentos da Administração Pública Estadual: Atividades-Meio (Workflow) (pontos do fluxo, instâncias de decisão)
Objetivo:Propor um fluxo padronizado para os documentos, bem como controlar a tramitação e permitir a recuperação das informações neles contidas
Ações:

Executores: Subgrupo, coordenado por um consultor que domine as técnicas de workflow e com membros do Grupo da desburocratização, das CADAs, de Orçamento e Finanças, de Recursos Humanos e Material e Patrimônio

ATIVIDADES-MEIO

Prioridade 12
ATIVIDADE 19 – Início em agosto 2005 – Término em agosto 2006
Identificação dos documentos que integram processos, expedientes e dossiês (Atividades-Meio)
Objetivos
Padronizar a produção de processos e expedientes. Com a identificação da produção documental será possível
Estudar a estrutura formal dos atos escritos de origem governamental, identificar todas as peças documentais
Necessárias e suficientes, dos pontos de vista legal e administrativo, para a autuação de processos e expedientes

Ações

Executores: Subgrupo, coordenado por um consultor que domine as técnicas de workflow e com membros do Grupo da desburocratização, das CADAs, de Orçamento e Finanças, de Recursos Humanos e Material e Patrimônio

ATIVIDADES-FIM
Prioridade 13
ATIVIDADE 21 – Início em julho 2005 – Término em julho 2006 - depois da atividade 20

DEFINIÇÃO DE NORMAS

Prioridade 14
ATIVIDADE 6 –Início em setembro 2005 – Término em setembro de 2006
Definição de normas para recuperar as informações sobre os documentos de guarda permanente no Sistema de Protocolo Único
Objetivos
Garantir que o Sistema de Protocolo Único seja capaz de gerar instrumentos de pesquisa dos documentos considerados de valor permanente

Ações

DEFINIÇÃO DE NORMAS
Prioridade 15
ATIVIDADE 07 - Início em outubro 2005 – Término em setembro 2006
Definição de normas para a inclusão de documentos eletrônicos no Sistema de Protocolo Único
Objetivos

Garantir a gestão plena dos documentos gerados pela Administração Estadual, independente do suporte de registro das informações, nos termos do Decreto n. 48.897/ 2004, art. 41 e Resolução n. 20 do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ

Ações

REGRAS DE NEGÓCIO
Prioridade 16

ATIVIDADE 10 – Depois da atividade 8 - Início em outubro 2005 – Término em setembro de 2006

REGRAS DE NEGÓCIO

Prioridade 17

ATIVIDADE 11 – depois da atividade 8 - Início em outubro 2005 – Término em setembro 2006

ATIVIDADES-FIM
Prioridade 18
ATIVIDADE 22 – depois da atividade 21 – Início em outubro 2005 – Término em novembro de 2006
Estudo do trâmite dos documentos da Administração Pública Estadual: Atividades-Fim (Workflow) (pontos
Do fluxo, instâncias de decisão) (Atividade precedente: 21)
Objetivos
Propor um fluxo padronizado para os documentos, bem como controlar a tramitação e permitir a recuperação das informações neles contidas
Ações

APOIO LOGÍSTICO
Prioridade 19
ATIVIDADE 26 – Início em outubro 2005 – Término em julho 2007
Divulgação do Sistema de Protocolo Único aos Órgãos e Entidades da Administração Estadual
Objetivos
Disseminar os conceitos de gestão arquivística de documentos público incorporados ao Sistema de Protocolo Único

Ações

ATIVIDADES-FIM
Prioridade 20
ATIVIDADE 23 – depois da atividade 21 – Início em novembro 2005 – Término em novembro 2006
Identificação dos documentos que integram processos, expedientes e dossiês (Atividades-Fim) (Atividade
precedente: 21)
Objetivos
Padronizar a produção de processos e expedientes. Com a identificação da produção documental será possível estudar a estrutura formal dos atos escritos de origem governamental, identificar todas as peças documentais Necessárias e suficientes, dos pontos de vista legal e administrativo, para a autuação de processos e expedientes

Ações

ATIVIDADES-FIM
Prioridade 21
ATIVIDADE 24 – depois da atividade 21 – Início em dezembro 2005 – Término em dezembro 2006
Definição dos níveis de acesso e categorias de sigilo para os documentos das Atividades-Fim (Atividade precedente: 21)
Objetivos
Atender às determinações da Lei Federal nº 8.159/1991, do Decreto Federal nº 2.134/1997 e do Decreto Federal nº 4.553/2002

Ações

INSTRUMENTOS LEGAIS
Prioridade 22
ATIVIDADE 13 – Início em janeiro 2006 – Término em setembro 2006
Reestruturação das unidades que desempenham as funções de Arquivo nas Secretarias de Estado
Objetivos
Criar os Arquivos Centrais nas Secretarias de Estado. A definição dos órgãos setoriais do Sistema de Arquivos deverá ser objeto de decretos específicos e recairá em unidade técnica já existente na estrutura organizacional de cada Secretaria de Estado, os termos do Decreto n.º 22.789/84, art. 4.º , inciso III

Ações

INSTRUMENTOS LEGAIS

Prioridade 23

ATIVIDADE 14 – Início em janeiro de 2006 – Término em setembro 2006

Profissionalização do trabalho técnico de protocolo e arquivo: criação do cargo de gestor documental público na Administração Estadual
Objetivos
Criar um quadro de pessoal capacitado para trabalhar no arquivo e protocolo, de modo a garantir o funcionamento do Sistema de Protocolo Único e a eficácia da política de gestão documental
Ações

APOIO LOGÍSTICO
Prioridade 24
ATIVIDADE 27 – Início em janeiro 2006 – Término em dezembro 2006
Publicação (em formato de livro) de manuais técnicos de gestão documental
Objetivos
Disponibilizar às unidades de Protocolo e Arquivo da Administração Estadual manuais técnicos de gestão documental
Ações

ATIVIDADES-FIM
Prioridade 25
ATIVIDADE 25 –depois da atividade 21 – Início em fevereiro 2006 – Término em setembro 2006
Elaboração de descritores específicos para cada tipo documental constante das Tabelas de Temporalidade
De Documentos das Atividades-Fim (Atividade precedente: 21)
Objetivos
Realizar estudos que permitam a identificação de palavras-chave ou descritores (controle de vocabulário) para os documentos das Atividades-Fim, indicados nos Planos de Classificação e nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que deverão ser elaborados em conformidade com os arts. 18 e 23 do Decreto nº 48.897/2004
Ações

REGRAS DE NEGÓCIO
Prioridade 26
ATIVIDADE 12 – depois da atividade 10 – Início em março 2006 – Término em julho 2007
Migração de dados dos sistemas legados dos órgãos que irão compor o Protocolo Único da Administração
Estadual (Atividade precedente: 10)

Estabelecer cronograma de migração de dados dos sistemas legados para o Sistema de Protocolo Único.

APOIO LOGÍSTICO
Prioridade 27
ATIVIDADE 28 – Início em maio 2006 – Término em outubro 2007
Treinamento à distância voltados para Administração Pública sobre Arquivo, Protocolo e utilização do Sistema de Protocolo Único
                  Objetivos
                  Capacitar os recursos humanos da Administração Pública para utilização do Sistema de Protocolo Único
                  Executores: SAESP, PRODESP, FAZESP e FUNDAP
                  Ações

Esta é a equipe do Grupo Técnico que está desenvolvendo as atividades aprovadas pelo CQGP na data deste Relatório.

Mas cabe lembrar que também estão envolvidos neste projeto todos os membros das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo, CADA, com cerca de mais de 700 servidores e funcionários públicos. Esse número é expressivo pelo motivo de cada uma das CADAs, é constituída nos mais de 80 órgãos de Governo, compreendendo as Secretarias de Estado, as Autarquias, as Fundações e as Empresas cujo Capital decorre de investimento público na formação de seu patrimônio acionário.

Para tanto tivemos um evento no Auditório do Palácio "Dr. Ulysses Guimarães" que reuniu mais de 700 pessoas, membros das CADAs, para iniciar o entrosamento entre os membros do GT e a essas comissões, com a palavra da abertura sendo dada ao Dr. Arnaldo Madeira, Secretário Chefe da Casa Civil, com a presença ainda de vários Chefes de Gabinete e servidores do Poder Judiciário.